Virtual Event Adalah? Berikut Manfaat, Cara Kerja dan Penjelasannya

Wabah COVID-19 membuat banyak perubahan, termasuk dalam sektor pertunjukan dan pameran berbagai sektor. Virtual event adalah solusi yang semakin dilirik oleh banyak pengusaha untuk mengurangi dampak penyebaran virus tersebut.

Contoh pameran yang sering kita temui mencakup konferensi, pameran dagang, seminar, dan ajang pencarian kerja. Acara tersebut umumnya dilakukan secara tatap muka dan menjadi bagian langkah pemasaran untuk merangkul audiens yang lebih luas atau memperkenalkan produk baru.

Virtual Event Adalah?

Bagaimana jika agenda tatap muka tersebut berubah secara daring? Di sinilah ide virtual event muncul. Virtual event adalah konsep acara yang menyediakan platform bagi audiens, penyelenggara, presenter, influencer, dan brand untuk saling terhubung. Mereka bisa berbagi ide, mendiskusikan topik berbeda dan produk baru serta saling menceritakan pengalaman yang sama secara virtual.

Ide tersebut sangat mirip dengan acara offline yang dilakukan oleh sebuah brand atau organisasi. Hanya saja, kali ini acara berlangsung secara daring dengan memanfaatkan teknologi Internet.

Virtual event adalah konsep yang bisa dipandang sederhana atau rumit. Anda bisa melakukan virtual event sesederhana memanfaatkan media sosial atau dengan alat video konferensi yang tersedia. Akan tetapi, jika Anda ingin total dalam menyelenggaran ajang pencarian kerja atau pameran dagang maka pilihannya adalah memakai platform virtual event Indonesia.

Misalnya, ambil contoh pameran dagang secara daring. Dalam acara ini, terdapat puluhan brand yang memajang produk mereka. Mereka mempresentasikannya melalui demo produk atau presentasi secara online. Brand bisa berusaha lebih interaktif agar audiens terlibat dalam pameran produk tersebut. Ini bisa dilakukan melalui dialog langsung, sesi tanya jawab, dan jajak pendapat secara langsung.

Pengunjung dan hadirin mempunyai harapan tertentut saat mereka mendatangi acara bisnis, akademik atau seperti konferensi. Perlu ada rasa keterlibatan dan inilah yang menarik dari virtual event. Tidak hanya perkara memperoleh pendapatan tetapi virtual event juga berarti membangun audiens yang lebih luas dan lebih setia.

Cara Kerja Virtual Event

Beda jenis acara maka berbeda pula persyaratan untuk melaksanakan virtual event tersebut. Persyaratan dan tujuan Anda akan berubah tergantung pada jenis acara yang diadakan dan tipe target audiensnya. Akan tetapi, terdapat beberapa aspek umum yang muncul pada berbagai jenis acara.

Pertama-tama, mari berbicara pada level yang paling mendasar. Untuk itu, Anda membutuhkan peralatan konferensi video, seperti Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, atau bahkan layanan streaming live, seperti Twitch atau YouTube. Terkadang, alat tersebut cukup. Akan tetapi, ada beberapa acara yang membutuhkan alat dan layanan yang lebih. Berikut penjelasan selengkapnya.

Fitur Platform Virtual Event

Untuk saat ini, virtual event merupakan jenis industri yang relatif baru. Oleh karenanya, teknik dan cara baru untuk berinteraksi dengan audiens bisa muncul kapan saja. Sehingga, ada fitur baru yang bisa ditemukan pada berbagai acara virtual.

Landing page

Apapun acaranya, fisik atau virtual, penting untuk membuat website untuk acara tersebut. Jika tidak menginginkan website yang benar-benar didedikasikan untuk acara tersebut, gunakan landing page seperti microsite untuk acara tersebut.

Landing page adalah laman dimana pengunjung website akan melakukan registrasi untuk suatu acara. Orang bisa secara langsung mengunjungi laman ini atau bisa menemukannya melalui unggahan media sosial Anda.

Landing page menginformasikan kepada pengunjung mengenai jadwal acara, brand dan pembicara siapa saja yang akan hadir, dan bagaimana mereka bisa mendaftar. Penting untuk membuat landing page yang menarik sehingga orang akan antusias tentang acara tersebut.

Konten Sesuai Kebutuhan Acara

Bagian penting yang membuat virtual event sangat menarik adalah kontennya yang disesuaikan dengan acara. Sebenarnya, ini juga yang bisa didapatkan saat acara secara luar jaringan atau luring. Di sinilah tempatnya virtual event cenderung lebih baik dibandingkan acara secara offline sebab presentasi, catatan penting, demo hingga rekaman demo produk secara lebih gampang dapat diakses selama dan setelah acara.

Baca juga: Virtual Tour Indonesia, Cara Terbaik Menikmati Seni dan Pariwisata Aman dari Rumah

Siaran Langsung

Virtual event adalah jenis acara yang akan sangat mengandalkan siaran langsung. Memang benar bahwa Anda bisa merekam apa saja lalu mempublikasikannya pada website atau kanal YouTube. Namun, siaran langsung memberikan efek hubungan personal yang lebih baik. Sesi siaran merupakan komponen penting dalam mengadakan jenis acara virtual apa pun.

Hubungan personal yang lebih mendalam tersebut dapat tercapai melalui sesi tanya jawab, jajak pendapat dan fitur lainnya. Selain itu, teknik tersebut dapat menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi hadirin.

Fitur Berjejaring

Tidak bisa dipungkiri manfaat menghadiri acara offline adalah berjejaring. Bersosialisasi dan keterlibatan antar pengunjung adalah hal yang membuat acara offline sepadan ketika acara tersebut rampung. Pengunjung bisa bertemu dengan orang dengan persamaan minat, membentuk hubungan pribadi atau profesional serta berbagi banyak ide.

Virtual event kemudian menerjemahkan berbagai manfaat tersebut menjadi beragam fitur, seperti percakapan langsung, audio orang-per-orang, rapat via video, bahkan games. Kesemuanya bisa dilakukan melalui platform virtual yang kuat.

Bisa Menyesuaikan dengan Tujuan Acaranya

Pilihlah platform untuk virtual event yang sesuai dengan jenis dan kebutuhan acara Anda. Tidak hanya untuk menyukseskan acara tetapi hal ini juga bisa membuat brand terwakili secara baik. Jangan lupakan aspek integrasi ke media sosial. Dampaknya sangatlah besar dan bisa diterapkan pada industri apa saja. Pastikan platform tersebut menggabungkan saluran media sosial saat melakukan pemasaran dan promosi acara tersebut.

Manfaat Virtual Event

Virtual event adalah sarana untuk mencapai banyak keuntungan jika dilakukan sebaik mungkin. Manfaat tersebut adalah:

1. Analisa lebih baik

Umumnya, sulit untuk melacak seluruh kegiatan yang dihadiri oleh seorang pengunjung dalam satu acara. Untungnya, banyak platform virtual event yang bisa membantu melacak berapa kali seorang pengunjung menghadiri satu gerai atau berapa banyak sesi yang didatangi. Ini bisa membantu Anda dalam menentukan keterlibatan dan minat pengunjung secara umum.

2. Menjangkau lebih luas

Apapun jenis acaranya, menjangkau audiens yang lebih luas hampir selalu membantu mencapai target penjualan. Acara secara offline memang cocok untuk dilakukan demi mencapai tujuan di atas tetapi tetap ada batasan, seperti biaya perjalanan, jadwal yang bertabrakan hingga aturan pembatasan bepergian. Memilih tipe virtual event bisa menjadi solusi yang tepat dimana audiens bisa datang dari seluruh penjuru dunia tanpa perlu keluar rumah.

3. Hemat biaya

Terkait erat dengan poin ke-2, manfaat lainnya adalah menghemat biaya. Sebagai penyelenggara, Anda tidak perlu repot membayar staf bersih-bersih, peralatan tempat hingga uang makan. Memang virtual event membutuhkan biaya untuk membangun platform dan sedikit layanan software tetapi tetap lebih irit dibandingkan menyelenggarakan acara offline sendiri.

Virtual event adalah jawaban bagi berbagai kebutuhan menyelenggaran acara lebih efisien dan hemat biaya. Semoga bermanfaat untuk bisnis Anda.

Teknologi AR/VR selamatkan bisnis Event Organizer di masa pandemi

Hubungi kami sekarang juga, konsultasi GRATIS !

Mulai Konsultasi

Kunjungi channel Youtube MonsterAR untuk selengkapnya tentang project kami